Erfolgreich die erste ZUGFeRD-Rechnung erstellt: Das sollten Sie beachten!
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung erstellt und damit den Grundstein für eine moderne und effiziente Rechnungsverarbeitung gelegt. Bevor Sie jedoch Ihre ersten e-Rechnungen an Geschäftspartner versenden, gibt es einige wichtige Aspekte, die Sie prüfen sollten. Diese Checks stellen sicher, dass Ihre ZUGFeRD-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und problemlos verarbeitet werden können.
1. PDF auf PDFA/3-b-Konformität validieren
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem menschenlesbaren PDF-Dokument. Damit das PDF auch langfristig archiviert werden kann, muss es dem PDFA/3-b-Standard entsprechen. Nutzen Sie geeignete Validierungstools, um sicherzustellen, dass Ihr PDF den Anforderungen der Langzeitarchivierung entspricht.
2. Übereinstimmung von Beträgen überprüfen
Vergleichen Sie die Beträge in der PDF-Rechnung mit den Werten in der eingebetteten XML-Datei (facture-x.xml). Abweichungen können durch Rundungsfehler entstehen und zu Problemen bei der Verarbeitung der Rechnung führen. Korrigieren Sie solche Diskrepanzen, bevor Sie die Rechnung versenden.
3. Schema-Validierung der XML-Datei
Die XML-Datei ist das Herzstück der ZUGFeRD-Rechnung. Validieren Sie einige Rechnungen stichprobenartig gegen das entsprechende Schema (z. B. Basic, Comfort oder Extended). Dabei prüfen Sie, ob die Angaben im XML vollständig sind und den Standards entsprechen. Fehlende oder fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass Ihre Rechnung von Systemen der Geschäftspartner nicht verarbeitet wird.
4. Rechtliche Anforderungen prüfen: §14 UStG
Um den Anforderungen des §14 Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung auch rechtliche Pflichtangaben wie AGBs, Handelsregisterinformationen und Steuernummer enthält. Diese Informationen müssen sowohl im PDF als auch in der XML-Datei hinterlegt sein, um vollständig gesetzeskonform zu sein.
Fazit
ZUGFeRD bietet viele Vorteile wie eine verbesserte Automatisierung und vereinfachte Verarbeitung. Damit Sie diese Vorteile optimal nutzen können, ist eine sorgfältige Überprüfung Ihrer Rechnungen unverzichtbar. Nutzen Sie die genannten Schritte als Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Mit diesen Maßnahmen sind Sie bestens vorbereitet, um Ihre ersten ZUGFeRD-Rechnungen erfolgreich an Ihre Geschäftspartner zu senden!