Einstellung IncludeNotes

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Include Notes im ZUGFeRD

Die „Include Notes“ im ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) dienen dazu, zusätzliche Informationen in einer elektronischen Rechnung bereitzustellen, die nicht direkt in den strukturierten Datenfeldern untergebracht werden können. Diese Notizen können für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B.:

  1. Ergänzende Informationen: Sie ermöglichen es, Texte hinzuzufügen, die für den Empfänger der Rechnung nützlich sein könnten, wie beispielsweise Hinweise zur Rechnung oder zur Zahlungsabwicklung.
  2. Rechtliche oder vertragliche Informationen: In einigen Fällen können rechtliche Anforderungen oder Vertragsbedingungen aufgeführt werden, die nicht direkt in den anderen Feldern der Rechnung berücksichtigt sind.
  3. Erklärungen und Anmerkungen: Sie bieten Platz für Anmerkungen oder Erklärungen, die im Kontext der Rechnung wichtig sein könnten, z. B. bei besonderen Vereinbarungen oder Absprachen zwischen den Parteien.

Im ZUGFeRD-Format sind diese Notizen als freies Textfeld in der Struktur vorgesehen, um flexibel auf verschiedene Anforderungen reagieren zu können, ohne die Standardstruktur des Formats zu stören.


Die IncludeNote-Einstellung – Flexibilität für Ihre e-Rechnungen

Die IncludeNote-Einstellung in hph.JTL.ZUGFeRD bietet Ihnen eine hohe Flexibilität bei der Anpassung Ihrer elektronischen Rechnungen. Mit dieser Funktion können Sie individuelle Notizen hinzufügen, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind. Die Einstellung können Sie bequem über den Config-Editor über die drei Punkte bei IncludeNote am Ende der Zeile öffnen.

Freitext

Sie haben die Möglichkeit, einen festen Wert in der Notiz auszugeben. So können Sie standardisierte Informationen oder Hinweise in Ihre Rechnungen einfügen. Beispiel: Wenn nicht anders angegeben entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.

Aus JTL-Wawi

Darüber hinaus können Sie eigene Felder in JTL-Warenwirtschaft für Kunden, Aufträge oder Firmen anlegen. Über die Auswahl des JTLEigenesFeldes konfigurieren Sie, aus welchen Feldern die relevanten Informationen gezogen werden sollen. Diese Daten werden dann automatisch in die IncludeNotes-Auflistung der XML übertragen. Zusätzlich zu den Eigenen Felder können Sie auch die JTL-Wawi Standard Comment, InvoiceNote über die Option konfigurieren.

SubjectCode

Mit dem SubjectCode haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Notizen spezifische Kategorien zuzuweisen. Bestimmen Sie so, welchem Thema (SubjectCode) Ihre Information zugeordnet werden soll, um eine klare Struktur und einfache Auswertbarkeit zu gewährleisten.

Durch diese flexiblen Einstellungen können Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen noch besser an die Bedürfnisse anpassen und gleichzeitig den Standard der elektronischen Rechnungsstellung einhalten.

Beispiel-IncludedNote einer S u. K Hock GmbH – Rechnung

<ram:IncludedNote>
    <ram:Content>
        S u. K Hock GmbH · Straßfeld 12 · 94209 Regen | Geschäftsführer: Eva-Maria Hock-Szargan, Franz-Josef Hock | Ust-IdNr: DE242736969 - Amtsgericht: Deggendorf HRB 2785
    </ram:Content>
    <ram:SubjectCode>REG</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
    <ram:Content>
        Bankverbindung: Sparkasse Regen IBAN: DE29 9999 1450 0022 1467 81 BIC: BYLADEM1REG
    </ram:Content>
    <ram:SubjectCode>REG</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
    <ram:Content>
        Es gelten unsere allgemeinen Verkaufs- und Lieferbedingungen. Die gültige Version der allgemeinen Verkaufs- und Lieferbedingungen finden Sie auf der Website: https://www.skhock.de/agbs.pdf. Außerdem auf Anforderung erhältlich.
    </ram:Content>
    <ram:SubjectCode>AAI</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
    <ram:Content>
        Wenn nicht anders angegeben entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.
    </ram:Content>
    <ram:SubjectCode>AAI</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>

IncludedNote – Subject-Codes

Subject CodeBeschreibungBeispiel
REGInformationen zum RechnungsstellerBankverbindung, Steuer-ID, Geschäftsführung
AAIAllgemeine Informationen zur Rechnung oder LieferungAGB, Leistungsdatum
PMTZahlungsbezogene InformationenZahlungsbedingungen, Skonto, Verzugszinsen
DELInformationen zur LieferungLieferadresse, Lieferdatum, Lieferbedingungen
INVAngaben zur RechnungRechnungsdatum, Rechnungsnummer
ABTInformationen zu AbzügenSkonto, Rabatte
DISInformationen zu SonderkonditionenMengenrabatte, Nachlässe
TAXSteuerbezogene InformationenSteuerbeträge, Steuerart
FCYWährungsinformationenFremdwährungsangaben, Wechselkurs
ZUSSonstige zusätzliche InformationenKommentare oder sonstige Hinweise

Fazit

Die Integration von IncludedNotes in einer ZUGFeRD-Rechnung bietet nicht nur Flexibilität für zusätzliche Angaben, sondern stellt sicher, dass alle rechtlich relevanten Informationen, die über die Pflichtfelder hinausgehen, strukturiert erfasst werden. Unternehmen sollten darauf achten, dass alle Angaben in den IncludedNotes klar und nachvollziehbar sind, um die Anforderungen des § 14 UStG sowie die elektronische Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten.