JTL-Druckvorlage anpassen – Export PDF/A-3b
Öffnen Sie in der JTL-WAWI den Menüpunkt Admin | Druck-/ E-Mail- / Exportvorlagen
Navigieren Sie zu Ihrer Rechnungsdruckvorlage
Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus

Im Designer wählen Sie Menu-Stripe Projekt, Layout Bereiche aus

Ausgabemedien Adobe PDF-Format anpassen
Wechseln Sie in dem Dialog auf Ausgabemedien, markieren Sie Adobe PDF Format und öffnen Sie oben rechts die Einstellungen.

Wählen Sie unter PDF-Version die Version PDF/A-3b (ISO 19005-3)

Änderungen mit OK bestätigen und die Änderung an der Druckvorlage speichern.
Rechnungsvorlage 1.0 und ZUGFeRD
Auch mit Rechnungsvorlage 1.0 und den alten Variablen ist das einbetten des factur-x.xml und somit das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen mit dem Addon möglich. Hierzu müssen Sie unter Speichern, die Vorlage bearbeiten und die PDF-Ausgabe umstellen. Notwendig ist eine List & Label Version die den Export in das PDF/A-3b Format unterstützt. Am besten verwenden Sie eine neue Rechnungsvorlage um den notwendigen Speicherplatz für die PDF/A3-b Erstellung nur bei der ZUGFeRD Erstellung zu steuern.

Fertig jetzt werden die Rechnungen im PDF/A-3b Format gespeichert und können für die Einbettung des ZUGFeRD-XML facture-x verwendet werden. Das einbetten der XML-Datei könnt ihr einfach mit der hph.JTL.ZUGFeRD.Gui Anwendung vornehmen. Das PDF erfüllt jetzt auch die ZUGFeRD-Vorgabe der Langzeitarchivierung.
Überprüfen könnt ihr dies mit verschiedenen Tools im Internet. z.B: PDF/A Validator
Hinweis: Sollten Sie in den Globalen Einstellungen die Option „PDF an Rechnung speichern“ aktiviert haben, funktioniert das Speichern im PDF-A3-B Format erst mit neuen Rechnungen.
Was ist PDF/A-3-B?
PDF/A-3 ist ein ISO-standardisiertes Format, das speziell für die langfristige Archivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Die Variante PDF/A-3-B bietet einige besondere Merkmale:
- Eingebettete Dateien: Neben den Hauptdokumenten können andere Dateiformate, wie XML-Daten oder Bilddateien, als Anhänge eingefügt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn komplexe Informationen oder zusätzliche Belege zur Verfügung gestellt werden müssen.
- Langzeitarchivierung: PDF/A-3-B sorgt dafür, dass die Dateien über lange Zeiträume hinweg lesbar und reproduzierbar sind, indem es strenge Regeln für die Gestaltung und den Inhalt der Dateien festlegt.
- Suchbarkeit: Durch die Unterstützung von durchsuchbarem Text können Informationen schnell gefunden und abgerufen werden, was die Effizienz bei der Bearbeitung von Dokumenten erhöht.