Speichergrößen von Rechnungspdfs im Bezug auf die Umstellung auf das E-Rechnungsformat ZUGFeRD

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In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen immer stärker gefordert, ihre Rechnungen elektronisch zu versenden und zu archivieren. Ein Schritt in diese Richtung ist die Umstellung auf das E-Rechnungsformat ZUGFeRD, das eine Verbindung zwischen PDF und strukturierten XML-Daten ermöglicht. Doch mit dieser Umstellung könnte Ihnen aufgefallen sein, dass die Dateigrößen Ihrer Rechnungspdfs nach der Umstellung auf das PDF/A3-b Format deutlich größer geworden sind. Aber warum ist das so?


Warum ist das ZUGFeRD PDF größer?

Der Grund für die größeren Datei-Größen liegt hauptsächlich in den zusätzlichen Daten und den spezifischen Anforderungen des PDF/A3-b Formats. Lassen Sie uns die Details etwas genauer anschauen:

1. Das PDF/A3-b Format und seine Anforderungen

Das PDF/A3-b Format ist speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten konzipiert. Dieses Format sorgt dafür, dass sowohl die visuellen Inhalte (wie Logos und Text) als auch die eingebetteten Schriftarten im Dokument enthalten sind. Wenn Sie also Ihre Rechnungen im PDF/A3-b Format erstellen, werden neben den üblichen Text- und Bilddaten auch die Schriftarten eingebunden. Dies ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Dokument auch in Zukunft korrekt dargestellt werden kann, unabhängig davon, ob die verwendeten Schriftarten auf anderen Systemen installiert sind oder nicht.

Die Wahl der Schriftarten spielt dabei eine große Rolle. Je mehr Schriftarten Sie in Ihrem Rechnungspdf verwenden, desto größer wird die Datei. Zudem hängt die Dateigröße auch von den Schriftarten selbst ab – einige Schriftarten sind im Standard größer als andere.

2. Das ZUGFeRD-Format: PDF und XML-Daten

Ein ZUGFeRD PDF unterscheidet sich von einem normalen PDF durch die Integration einer XML-Datei, die die strukturierten Rechnungsdaten speichert. Diese Daten umfassen unter anderem die Rechnungsnummer, den Betrag, Steuern und Zahlungsinformationen, die in einem maschinenlesbaren Format vorliegen. Diese zusätzliche XML-Datei erhöht ebenfalls den Speicherplatzbedarf der Datei.

Zusätzlich wird die XML-Datei im Hintergrund in das PDF eingebettet, was zu einer weiteren Vergrößerung der Gesamtdateigröße führt. Für die Langzeitarchivierung und maschinelle Auswertung sind diese strukturierten Daten jedoch unerlässlich und ein zentraler Bestandteil des ZUGFeRD-Standards.


Wie können Sie als JTL-User dennoch auf kleinere Dateigrößen setzen?

Wenn Sie die Dateigröße Ihrer Rechnungspdfs minimieren möchten, haben Sie als JTL-User verschiedene Optionen:

1. Erstellen Sie Rechnungen im PDF/A3-b Format nur für den B2B-Bereich

Falls Sie keine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Endkundengeschäft haben, können Sie die Umstellung auf das PDF/A3-b Format auf den B2B-Bereich beschränken. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich, daher können Sie im Endkundengeschäft weiterhin das traditionelle PDF-Format verwenden (z. B. PDF 1.x). Auf diese Weise können Sie die alte Speicherplatzgröße beibehalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen für Ihre B2B-Rechnungen erfüllen.

Dies hat den Vorteil, dass Sie Kosten für Archivierung, Backups und Mailtraffic sparen, da die Rechnungen für Endkunden weiterhin kleiner bleiben.

2. Reduzieren Sie die Schriftarten in Ihren Rechnungen

Ein weiterer Ansatz zur Reduzierung der Dateigröße besteht darin, die Anzahl der verwendeten Schriftarten zu minimieren. Verwenden Sie möglichst Standard-Schriftarten, die keine zusätzliche Einbettung benötigen und die Dateigröße nicht unnötig aufblähen.

Umsetzung mit JTL-Wawi

Wenn Sie das JTL-Wawi verwenden, können Sie die Speicherung Ihrer Rechnungen im PDF/A3-b Format steuern. Wenn Sie aktuell noch nicht die Speichern-Funktion nutzen, können Sie diese Funktion einfach aktivieren und in der Rechnungsvorlage den Export auf PDF/A3-b einstellen, somit gehen die Mailrechnungen weiterhin als PDF v.1.x raus.

Alternativ können Sie auch eine neue Rechnungsvorlage erstellen, die das PDF/A3-b Format standardmäßig verwendet, oder eine bestehende Vorlage anpassen. Importieren Sie Ihre Vorlage und stellen Sie sicher, dass die Umstellung auf PDF/A3-b nur für die relevanten B2B-Rechnungen angewendet wird.

Fazit

Die Umstellung auf das ZUGFeRD E-Rechnungsformat bringt einige Vorteile für die digitale Rechnungsstellung und Archivierung, allerdings auch eine erhöhte Dateigröße, insbesondere im PDF/A3-b Format. Wenn Sie als Unternehmen die Dateigröße im Griff behalten möchten, können Sie die Rechnungserstellung im PDF/A3-b Format gezielt auf den B2B-Bereich beschränken und im Endkundengeschäft weiterhin kleinere, herkömmliche PDFs verwenden. Damit erfüllen Sie nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern sparen auch Ressourcen bei der Archivierung und im Mailverkehr.

Nutzen Sie die Möglichkeiten von hph.JTL.ZUGFeRD und passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen individuell an – so bleiben Sie flexibel und können Ihre Speichergrößen effizient steuern. Übrigens Sie können auch die Rechnungsvorlagen 1.0 für die ZUGFeRD Erstellung verwenden und müssen nicht zwingend auf die neuen Vorlagen updaten.

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