In diesem Beitrag geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Workflows für die Verarbeitung und den Versand von e-Rechnungskorrekturen in JTL mit hph.JTL.ZUGFeRD. Diese Anleitung umfasst die Konfiguration des E-Mail-Empfängers, die Anpassung des Exportpfades für das Rechnungskorrektur-PDF sowie die Erstellung eines Workflows, um den Versand über den JTL-Worker-Dienst zu automatisieren.
Schritt 1: E-Mail-Empfänger der Rechnungskorrekturen anpassen
Diese Anleitung folgt noch, ist jedoch ähnlich zu den normalen Rechnungsmailversand, aktuell testen wir parallel noch die Erzeugung der Rechnungskorrektur und versenden die e-Rechnungskorrektur nur intern.
Schritt 2: Anpassung des Exportpfades für das Speichern der Rechnungskorrektur-PDF
Der Exportpfad für die Speicherung der Rechnungskorrektur-PDF muss so konfiguriert werden, dass die Dateien korrekt abgelegt und benannt werden.
Leider gibt es keine Variable, die eindeutig die Gutschriftennummer abbildet, daher verwenden wir die CustomerInternalId
als Identifikationsmerkmal. Es könnte sinnvoll sein, eine spätere Anpassung vorzunehmen, falls die Variable in einer neueren Version verfügbar ist.

D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Report.CustomerInternalId }}.pdf
Schritt 3: Anpassung der Druckvorlage für den Export als PDF-A3b
Die Druckvorlage muss ebenfalls angepasst werden, damit die Rechnungskorrekturen im richtigen Format (PDF-A3b) exportiert werden. Diese Anpassung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind und die PDF-Dateien korrekt erstellt werden.

Schritt 4: Anlage eines Workflows ähnlich dem Rechnungserstellungsworkflow
Um den Versand der e-Rechnungskorrektur zu automatisieren, müssen wir einen Workflow ähnlich dem für die Rechnungserstellung anlegen. Das auslösende Ereignis für diesen Workflow ist das Erstellen und Festschreiben der Rechnungskorrektur.
Bedingungen festlegen und Ausführungsplan anpassen:
- Legen Sie die Bedingungen fest, die den Workflow auslösen. In diesem Fall ist das Ereignis das Erstellen und Festschreiben der Rechnungskorrektur. Als Bedingung verwenden wir wieder deutsche B2B-Kunden.
- Passen Sie den Ausführungsplan so an, dass die Rechnung über den JTL-Worker-Dienst versendet wird. (Zeitverzögert z.B. 5 Minuten)

Schritt 5: Ausgabe / Speichern der Rechnungskorrektur

Schritt 6: Umbenennung der Rechnungskorrektur-PDF
Sobald die Rechnungskorrektur-PDF generiert wurde, muss diese umbenannt werden, um eine eindeutige Identifikation zu gewährleisten. Der Name wird anhand der Rechnungskorrekturnummer festgelegt im JTL-Workflow ist die Variable „Rechnungskorrekturnummer“ im Gegensatz zum Speicherndialog wieder vorhanden. Wir nutzen hierzu powershell.exe mit dem Kommando Rename-Item.

Befehl zur Umbenennung:
Rename-Item "D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Vorgang.InterneKundennummer }}.pdf" -NewName "D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}.pdf"
Dieser Befehl sorgt dafür, dass die Datei den Namen der Rechnungskorrekturnummer erhält, was für die spätere Verarbeitung und Identifikation hilfreich ist.
Schritt 7: Erstellung der e-Rechnungskorrektur mit hph.JTL.ZUGFeRD
Nun wird die e-Rechnung mit dem Kommandozeilen-Addon hph.JTL.ZUGFeRD.Console.exe erstellt. Dabei müssen die entsprechenden Parameter übergeben werden, um die Rechnungskorrektur als ZUGFeRD-konforme e-Rechnung zu generieren.

Parameter:
/action createwithvalidation /jtlinvoiceno "{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}" /inputpdf "D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}.pdf"
Mit diesen Parametern wird die ZUGFeRD-konforme Stornorechnung erstellt und gespeichert.
Schritt 7: E-Mail Ausgabe der e-Rechnungskorrektur
Die x-Rechnungskorrektur bzw. ZUGFeRD-Gutschrift/Korrektur können Sie mit der JTL-Standardfunktionalität als E-Mail versenden. Hier haben Sie bei allen Feldern wieder Zugriff auf die Rechnungskorrekturdaten und können den Empfänger/Betreff etc. über Dotliquid-Variablen individuell gestalten.

Schritt 8: Test des Workflows
Bevor der Workflow in die Produktion übernommen wird, ist es wichtig, diesen umfassend zu testen. Überprüfen Sie, ob die Rechnungskorrektur korrekt erstellt, umbenannt und als PDF exportiert wird. Ebenso sollte der E-Mail-Versand und die Generierung der e-Rechnungskorrektur ohne Fehler erfolgen. Über die Funktion Workflow testen können Sie bequem die einzelnen Workflow-Schritte testen.

Fazit
Durch die Anpassung des Workflows und der Exportpfade für Rechnungskorrekturen können Sie den Versand von Rechnungskorrekturen im ZUGFeRD-Format automatisieren und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.