ZUGFeRD-Checkliste

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Erfolgreich Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung erstellt? Wichtige Prüfpunkte vor dem Versand

Sie haben Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung erstellt – herzlichen Glückwunsch! Mit diesem wichtigen Schritt setzen Sie auf einen modernen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch, der sowohl strukturiertes XML als auch lesbare PDF-Dokumente miteinander kombiniert. Bevor Sie diese Rechnungen an Ihre Geschäftspartner senden, gibt es jedoch einige wesentliche Punkte zu überprüfen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den Anforderungen entsprechen und rechtlich einwandfrei sind.


1. PDF/A-3 Validierung

Das ZUGFeRD-Format nutzt PDF/A-3 als Standard für die Langzeitarchivierung. Bevor Sie die Rechnung verschicken:

  • Prüfen Sie, ob Ihr PDF den PDF/A-3b-Regeln entspricht.
  • Sicherstellen, dass das Dokument langfristig archiviert werden kann und kompatibel mit Archivierungssoftware ist.

Tipp: Nutzen Sie gängige Validierungstools wie den PDF/A Validator, um die Konformität zu überprüfen.


2. Beträge auf Richtigkeit prüfen

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme bei ZUGFeRD-Rechnungen sind Diskrepanzen zwischen den im PDF sichtbaren Beträgen und den im factur-x.xml enthaltenen Werten. Diese Unterschiede entstehen oft durch:

  • Rundungsfehler bei der Übertragung.
  • Unstimmigkeiten in der Berechnung der Steuern.

Empfehlung: Prüfen Sie stichprobenartig, ob die Beträge in beiden Teilen (PDF und XML) exakt übereinstimmen.


3. Validierung des XML-Dokuments

Das factur-x.xml ist das Herzstück der ZUGFeRD-Rechnung, da es die maschinenlesbaren Daten enthält. Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung standardkonform ist:

  • Validieren Sie das XML gegen das entsprechende Schema.
  • Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder (wie Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze, etc.) vollständig und korrekt ausgefüllt sind.

Tools:


4. Rechtliche Angaben im XML ergänzen

ZUGFeRD-Rechnungen müssen den Anforderungen des §14 UStG entsprechen. Hierzu gehören auch rechtlich vorgeschriebene Angaben wie:

  • AGB-Hinweise.
  • Leistungsdatum
  • Handelsregisterinformationen.
  • Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer.

Stellen Sie sicher, dass diese Angaben nicht nur im PDF, sondern auch im XML-Dokument enthalten sind. Fehlen sie im XML, kann dies zu Problemen bei der maschinellen Verarbeitung und Rechtsgültigkeit der Rechnung führen. Nutzen Sie hierfür einfach die Einstellungsmöglichkeiten IncludeNotes.


Fazit

Die Erstellung Ihrer ersten ZUGFeRD-Rechnung ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Doch der Erfolg hängt davon ab, dass die Rechnungen korrekt, standardkonform und rechtlich einwandfrei sind. Mit den oben genannten Prüfungen minimieren Sie mögliche Fehler und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern problemlos akzeptiert werden.

Weitere Fragen? Wenn Sie Unterstützung bei der Validierung oder Anpassung Ihrer ZUGFeRD-Rechnungen benötigen, sprechen Sie uns an – wir helfen gerne weiter!

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