Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Buchhaltung gewinnt die elektronische Rechnung (E-Rechnung) zunehmend an Bedeutung. In Deutschland ist vor allem die sogenannte XRechnung als Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber(B2G) verbindlich vorgeschrieben. Doch was passiert, wenn eine solche Rechnung ungültig ist – und wie kann man das zuverlässig vermeiden?
In diesem Beitrag beantworten wir drei zentrale Fragen zur Gültigkeit von E-Rechnungen:
1. Warum sollten ungültige E-Rechnungen abgewiesen werden?
Die Abweisung ungültiger E-Rechnungen ist kein bürokratisches Ärgernis, sondern ein notwendiger Schutzmechanismus – aus mehreren wichtigen Gründen:
- ⚖️Rechtliche Anforderungen: Öffentliche Auftraggeber dürfen laut E-Rechnungsverordnung (ERechV) nur formal korrekte Rechnungen entgegennehmen. Eine ungültige E-Rechnung kann gegen diese Vorgaben oder gegen EU-weite Normen (wie die EN 16931) verstoßen.
- ⏳Vermeidung von Zahlungsverzögerungen: Fehlerhafte Rechnungen führen oft zu Rückfragen, Korrekturanforderungen oder Ablehnung – was die Zahlungsabwicklung verzögert und interne Prozesse unnötig belastet.
- 💻Systemkompatibilität: E-Rechnungen werden in den meisten Fällen automatisiert verarbeitet. Ungültige Dateien können zu technischen Fehlern und Buchungsproblemen führen, insbesondere wenn Pflichtfelder fehlen oder das XML-Format fehlerhaft ist.
- 💸Gefahr für den Vorsteuerabzug: Ein entscheidender Punkt für Unternehmen: Nur ordnungsgemäße und vollständige Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Wird eine Rechnung vom Finanzamt als nicht konform eingestuft, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs – was direkt finanzielle Nachteile bedeutet.
- 📜 Gesetzestextauszug (verkürzt):
§ 15 Abs. 1 UStG:
Der Unternehmer kann die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind, als Vorsteuer abziehen, wenn er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist.
2. Wie stelle ich sicher, dass meine ausgehende E-Rechnung gültig ist?
Fehler lassen sich mit den richtigen Maßnahmen gut vermeiden. Hier sind die wichtigsten Punkte, um die Gültigkeit Ihrer E-Rechnungen sicherzustellen:
- Nutzen Sie Validierungstools: Bevor Sie eine Rechnung versenden oder hochladen, sollten Sie sie prüfen – z. B. mit dem offiziellen XRechnungs-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Diese Tools überprüfen technische und inhaltliche Anforderungen. Mit unseren Addon hph.EInvoice oder hph.JTL.ZUGFeRD für JTL können Sie ebenfalls die erzeugten E-Rechnungen validieren.
- Achten Sie auf Pflichtangaben: Auch formal korrekt strukturierte Dateien können ungültig sein, wenn sie z. B. keine Leitweg-ID enthalten, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fehlt oder Zahlungsinformationen unvollständig sind.
- Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden: Wer mit der Erstellung von E-Rechnungen betraut ist, sollte die geltenden Standards kennen. Ein grundlegendes Verständnis der Struktur und Anforderungen an XRechnungen hilft, Fehler systematisch zu vermeiden.
3. Kann ich eine ungültige XRechnung in den E-Rechnungsportalen hochladen?
Technisch gesehen ist das unter Umständen möglich – rechtlich jedoch problematisch.
Viele E-Rechnungsportale wie das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) oder das OZG-RE führen eine technische Prüfung bereits beim Upload durch. In solchen Fällen gilt:
- Formell ungültige Rechnungen werden beim Hochladen automatisch abgewiesen.
Die Portale geben dann entsprechende Fehlermeldungen aus (z. B. „Pflichtfeld fehlt“, „XML-Struktur ungültig“). - Teilweise gültige Rechnungen können durchrutschen, werden jedoch später von der Behörde manuell zurückgewiesen.
Das führt zu Verzögerungen in der Bearbeitung, Ablehnung der Rechnung – und eventuell zu Fristüberschreitungen.
Die bloße Möglichkeit, eine Datei hochzuladen, bedeutet nicht, dass diese auch den rechtlichen und technischen Anforderungen genügt.
Fazit: Qualität zahlt sich aus
Wer seine E-Rechnungen sorgfältig prüft, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern schützt sich auch vor echten finanziellen Risiken – etwa dem Verlust des Vorsteuerabzugs oder dem Ausschluss von Ausschreibungsverfahren im öffentlichen Sektor.
Unser Tipp:
Nutzen Sie hph.EInvoice um Ihrer Rechnungen vor dem versenden oder beim empfang zu validieren, etablieren Sie interne Kontrollprozesse – und bleiben Sie bei Weiterentwicklungen wie der ZUGFeRD-Version 2.3 oder der kommenden Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 auf dem Laufenden. Bei Validierungsfehlern können Sie mit unseren Addon einfach das ZUGFeRD-XML extrahieren, korrigieren und wieder einbetten.