e-Rechnungskorrektur JTL-Workflow

Bevor wir in die technische Einrichtung des JTL-Workflows einsteigen, ein wichtiger Hinweis für den Arbeitsalltag: Die Erzeugung von Rechnungskorrekturen als E-Rechnung kann auch bequem mit wenigen Klicks oder via Drag & Drop über die grafische Benutzeroberfläche von hph.JTL.ZUGFeRD im X-Rechnungsformat oder als hybride ZUGFeRD-Rechnung erfolgen.

In diesem Beitrag geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Workflows für die Verarbeitung und den Versand von e-Rechnungskorrekturen im ZUGFeRD-Format in JTL-Wawi mit hph.JTL.ZUGFeRD. Diese Anleitung umfasst die Konfiguration des E-Mail-Empfängers, die Anpassung des Exportpfades für das Rechnungskorrektur-PDF sowie die Erstellung eines Workflows, um den Versand der ZUGFeRD-Rechnungskorrektur/Gutschrift über den JTL-Worker-Dienst zu automatisieren.

Anleitung: Wie erzeuge ich eine e-Rechnungskorrektur im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format?

Schritt 1: E-Mail-Empfänger der Rechnungskorrekturen anpassen

Entweder Sie passen den JTL-Standardmailversand ähnlich dem normalen Rechnungsmailversand an oder deaktivieren diesen direkt und arbeiten mit dem Kommandozeilenparameter /skip bei Endkundenrechnungen und versenden die E-Rechnungskorrekturen immer über den JTL-Workflow.

Schritt 2: Anpassung des Exportpfades für das Speichern der Rechnungskorrektur-PDF

Der Exportpfad für die Speicherung der Rechnungskorrektur-PDF muss so konfiguriert werden, dass die Dateien korrekt abgelegt und benannt werden.

C:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Report.CustomerInternalId }}.pdf

C:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Report.CustomerInternalId }}.pdf

Schritt 3: Anpassung der Druckvorlage für den Export als PDF-A3b

Die Druckvorlage muss ebenfalls angepasst werden, damit die Rechnungskorrekturen im richtigen Format (PDF-A3b) exportiert werden. Diese Anpassung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind und die PDF-Dateien korrekt erstellt werden.

Schritt 4: Anlage eines Workflows ähnlich dem Rechnungserstellungsworkflow

Um den Versand der e-Rechnungskorrektur zu automatisieren, müssen wir einen Workflow ähnlich dem für die Rechnungserstellung anlegen. Das auslösende Ereignis für diesen Workflow ist das Erstellen und Festschreiben der Rechnungskorrektur.

Bedingungen festlegen und Ausführungsplan anpassen:

• Legen Sie die Bedingungen fest, die den Workflow auslösen. In diesem Fall ist das Ereignis das Erstellen und Festschreiben der Rechnungskorrektur. Als Bedingung verwenden wir wieder deutsche B2B-Kunden.
• Passen Sie den Ausführungsplan so an, dass die Rechnung über den JTL-Worker-Dienst versendet wird. (Zeitverzögert z.B. 5 Minuten)

Schritt 5: Ausgabe / Speichern der Rechnungskorrektur

Schritt 6: Erstellung der e-Rechnungskorrektur mit hph.JTL.ZUGFeRD

Nun wird die e-Rechnung mit dem Kommandozeilen-Addon hph.JTL.ZUGFeRD.Console.exe erstellt. Dabei müssen die entsprechenden Parameter übergeben werden, um die Rechnungskorrektur als ZUGFeRD-konforme e-Rechnung zu generieren.

Parameter:

/action createwithvalidation /jtlinvoiceno "{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}" /inputpdf "D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}.pdf"

/action createwithvalidation /jtlinvoiceno "{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}" /inputpdf "D:\ZUGFeRD\Rechnungskorrektur-{{ Vorgang.Rechnungskorrekturnummer }}.pdf"

Mit diesen Parametern wird die ZUGFeRD-konforme Stornorechnung erstellt und gespeichert.

Schritt 6: E-Mail Ausgabe der e-Rechnungskorrektur

Die x-Rechnungskorrektur bzw. ZUGFeRD-Gutschrift/Korrektur können Sie mit der JTL-Standardfunktionalität als E-Mail versenden. Hier haben Sie bei allen Feldern wieder Zugriff auf die Rechnungskorrekturdaten und können den Empfänger/Betreff etc. über Dotliquid-Variablen individuell gestalten.

Schritt 7: Test des Workflows

Bevor der Workflow in die Produktion übernommen wird, ist es wichtig, diesen umfassend zu testen. Überprüfen Sie, ob die Rechnungskorrektur korrekt erstellt, umbenannt und als PDF exportiert wird. Ebenso sollte der E-Mail-Versand und die Generierung der e-Rechnungskorrektur ohne Fehler erfolgen. Über die Funktion Workflow testen können Sie bequem die einzelnen Workflow-Schritte testen.

Fazit

Durch die Anpassung des Workflows und der Exportpfade für Rechnungskorrekturen können Sie den Versand von Rechnungskorrekturen/Gutschriften im ZUGFeRD-Format automatisieren und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.