Möchten Sie die Erstellung und den Mailversand von ZUGFeRD-Rechnungen an Ihre Geschäftspartner mit JTL-Wawi automatisieren? Mit der Lösung hph JTL ZUGFeRD ist das ganz einfach möglich. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und per E-Mail an Ihre Firmenkunden senden können. Steuern Sie den Versand über Workflows, so sind Sie Ihn Zukunft flexibel, wenn z.B. die Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zugestellt werden soll. Mit der Workflowsteuerung können Sie über Kundenattribute steuern, in welchen Format die Rechnung zugestellt werden soll.
Schritt 1: PDF-Exportausgabe speichern & Dateipfad anpassen
Passen Sie zunächst den Speicherpfad für die Rechnungs-PDF an. Falls Sie bereits eine Speicherung nutzen, können Sie mit DotLiquid den Pfad für den JTL-Wawi-Worker-Server anpassen.
- Gehen Sie in der JTL-Wawi im Menü unter Admin | Druck- Mail- Exportvorlagen.
- Navigieren Sie zu Ihrem Rechnungsvorlagenset und ändern Sie die Option Speichern wie folgt:
D:\ZUGFeRD\Rechnung-{{ Report.InvoiceNumber }}.pdf3. Passen Sie in dem Schritt auch die PDF-Exportausgabe auf PDF/A-3b an, falls noch nicht geschehen. Sie können an der Stelle Rechnungsvorlage 1.0 oder die neuen Vorlagen mit Version 2 verwenden. Gehen Sie hierzu auf „Vorlage bearbeiten“ und folgen der Anleitung für die Umstellung auf PDF/A-3b.
Für ZUGFeRD empfehlen wir ein neues Druckvorlagenset mit dem angepassten Speicherort zu erstellen, auch können Sie dort auch die Anpassung der Kundenbestellung integrieren ohne den Produktivbetrieb zu stören. Sie können auch Ihr Endkundenpdf auf der alten PDF-Version lassen, dadurch steigt der Speicherverbrauch der PDF nicht, da die Schriftarten nicht eingebettet werden.
Schritt 2: JTL-Workflow „Rechnung versenden“ anlegen
Erstellen Sie in der JTL-Wawi einen neuen Workflow für Rechnungen, der automatisch beim Festschreiben einer Rechnung ausgelöst wird.
- Öffnen Sie den Menüpunkt Admin > JTL-Workflow.
- Navigieren Sie zum Bereich Rechnung und legen Sie einen Workflow unter Rechnung > Erstellt > Festgeschrieben an.
Ausführungsplan: Stellen Sie eine Verzögerung von z.B. 5 Minuten ein, um sicherzustellen, dass die Ausführung auf dem JTL-Wawi-Worker-Server erfolgt. Wird sofort gestartet wird der Versand auf dem Client-PC gestartet und hph.jtl.zugferd muss auf allen PC´s installiert werden. Die Einstellungen Settings.xml Datei im Programmverzeichnis können Sie bequem über Copy/Paste verteilen.
Workflow-Bedingungen:
Der Rechnungsversand wird vollständig auf eine automatisierte Workflow-Steuerung umgestellt. Ziel ist der gezielte Versand elektronischer Formate an deutsche B2B-Kunden, während der lokale Mailversand am Arbeitsplatz entfällt.
Dynamische Versandlogik via DotLiquid
Die Entscheidung, welches Format erzeugt wird, erfolgt direkt über eine DotLiquid-Formel. Dies ermöglicht eine präzise Differenzierung zwischen Standard-Kunden, B2B-Kunden und Behörden (X-Rechnung).
Die Logik im Detail: Die Formel prüft die Kundenstammdaten auf Firmenzugehörigkeit und das Herkunftsland. Sofern die Kriterien für eine E-Rechnung erfüllt sind, wird das entsprechende Format gewählt:
ZUGFeRD: In allen anderen B2B-Fällen dient ZUGFeRD als Standardeinstellung.
Filterung: Privatkunden (keine Firma) oder Auslandskunden werden übersprungen (SKIP).
X-Rechnung: Existiert eine hinterlegte Leitweg-ID, wird automatisch eine X-Rechnung erstellt.
{% if Vorgang.Kunde.Firma == "" || Vorgang.Kunde.LandISO != 'DE' -%}/format "SKIP"
{% elsif Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != null && Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != '' -%} /format "XRECHNUNG"
{% else -%}{% endif -%}Prozessvorteile der Automatisierung
- Höhere Performance: Da der Mailversand nicht mehr lokal am Arbeitsplatz, sondern über den JTL-Worker erfolgt, wird der Auslieferungsprozess (z. B. im Lager) beschleunigt.
- Zentrale Steuerung: Die Steuerung des Zielformats erfolgt anhand der Kundenstammdaten.
- Effiziente Buchhaltung: Rechnungen werden automatisch für den Export via JTL2Datev in einem Zielverzeichnis archiviert, wodurch manuelle Übertragungen entfallen.
Aktionen im JTL-Workflow ZUGFeRD erstellen:
1. Speichern der PDF-Datei
Speichern Sie das PDF im PDF/A-3b-Format mit dem im ersten Schritt definierten Pfad. Hinweis: Die Anpassung auf PDF/A-3b ist für die Einbettung notwendig. Mit der Umstellung werden die Schriftarten korrekt eingebettet werden. Somit wird die Langzeitarchivierung der Rechnung gewährleistet.
2. ZUGFeRD-PDF / X-Rechnung erzeugen
Nutzen Sie das Kommandozeilentool hph.JTL.ZUGFeRD.Console.exe, um ein valides ZUGFeRD-PDF zu erzeugen. Bei Validierungsfehlern kann weiterhin das Standard-PDF versendet.
Dies können Sie über die Einstellung ActionValidationFailed = RenameXmlFileAndSendOriginalPDF. Bei dieser Einstellung wird bei Erfolgreicher Validierung das OriginalRechnungspdf mit der Dateiendung „.ORIGINAL“ abgelegt und das Inputpdf mit den ZUGFeRD–Daten ersetzt. Wenn Sie keine Validierung durchführen wollen können Sie als „/action create“ verwenden.
/action "createwithvalidation" /jtlinvoiceno "{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}" /inputpdf "D:\ZUGFeRD\Rechnung-{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.pdf" {% if Vorgang.Kunde.Firma == "" || Vorgang.Kunde.LandISO != 'DE' -%}/format "SKIP" {% elsif Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != null && Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != '' -%} /format "XRECHNUNG" {% else -%}{% endif -%}Stellen Sie sicher, dass der SQL-ConnectionString unter den Einstellungen korrekt konfiguriert ist.
3. E-Mail versenden
Dynamische Steuerung der E-Mail-Anhänge
Nicht nur das Format, sondern auch die Auswahl der korrekten Dateianhänge wird über DotLiquid automatisiert. Dies stellt sicher, dass beispielsweise Behörden die erforderliche reine XML-Struktur für das OZG-RE Portal erhalten, während reguläre B2B-Kunden das hybride ZUGFeRD-PDF beziehen.
Funktionsweise der Pfad-Logik: Die Formel prüft erneut das Vorhandensein der Leitweg-ID. Ist diese hinterlegt, greift der Workflow auf die generierte .xml-Datei im Exportverzeichnis zu. In allen anderen Fällen wird die entsprechende .pdf-Datei (ZUGFeRD) angehängt.
{% if Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != null && Vorgang.Kunde.EigeneFelder.XRechnung.Leitweg-ID != '' -%}
D:\ZUGFeRD-Rechnung\XRechnung-{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.xml
{% else -%}
D:\ZUGFeRD-Rechnung\Rechnung-{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.pdf
{% endif -%}Auf unserer Seite Rechnungsempfänger-Mailempfänger steuern erfahren Sie, wie Sie den E-Mail-Versand in der JTL-Wawi gezielt steuern und mittels DotLiquid-Formeln weiter automatisieren können.
Haben Sie viele B2G-Kunden? Unser Beitrag XRechnung automatisch per E-Mail an Behörden übermitteln zeigt Ihnen detailliert, wie Sie diesen Prozess vollständig digitalisieren.
4. Kundenhistorien-Eintrag
Protokollieren Sie den Versand in der Kundenhistorie:
ZUGFeRD Rechnung: {{ Vorgang.Rechnungsnummer }} versendet.
5. Workflow Test
Über die Funktion Workflow Test können Sie überprüfen ob Sie alles korrekt eingerichtet haben bevor Sie den Workflow aktivieren und die ZUGFeRD-Rechnungen jetzt automatisiert versenden lassen.
Fazit
Mit der Automatisierung des ZUGFeRD-Rechnungsversands erfüllen Sie schon jetzt die e-Rechnungspflicht. Nutzen Sie die Übergangsfrist, um Fehler zu beheben und die Prozesse zu optimieren. Prüfen Sie vor dem Versand die Konformität Ihrer Rechnungen: ZUGFeRD-Checkliste. Steuern Sie den Rechnungsversand jetzt schon über JTL-Workflows, so sind Sie für die Zukunft gewappnet und können individuell steuern, wie eine Rechnung zugestellt wird. Rechnungen, die z. B. über das PEPPOL-Netzwerk zugestellt wird, wird nicht per E-Mail versendet.
Wie erstelle ich eine e-Rechnungskorrektur mit JTL-Wawi?
Sie benötigen auch e-Rechnungskorrekturen im ZUGFeRD-Format/XRechnungsformat aus JTL-Wawi? Besuchen Sie unsere detaillierte Anleitung. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mail-Empfänger konfigurieren, den Exportpfad für PDFs anpassen und den automatisierten Versand von e-Rechnungskorrekturen einrichten. Optimieren Sie Ihre Prozesse und sorgen Sie für eine effiziente Abwicklung Ihrer Gutschriften.