Möchten Sie die Erstellung und den Mailversand von ZUGFeRD-Rechnungen an Ihre Geschäftspartner mit JTL-Wawi automatisieren? Mit der Lösung hph JTL ZUGFeRD ist das ganz einfach möglich. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und per E-Mail an Ihre Firmenkunden senden können. Steuern Sie den Versand über Workflows, so sind Sie Ihn Zukunft flexibel, wenn z.B. die Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zugestellt werden soll. Mit der Workflowsteuerung können Sie über Kundenattribute steuern, in welchen Format die Rechnung zugestellt werden soll.
Schritt 1: PDF-Exportausgabe speichern & Dateipfad anpassen
Passen Sie zunächst den Speicherpfad für die Rechnungs-PDF an. Falls Sie bereits eine Speicherung nutzen, können Sie mit DotLiquid den Pfad für den JTL-Wawi-Worker-Server anpassen.
- Gehen Sie in der JTL-Wawi im Menü unter Admin | Druck- Mail- Exportvorlagen.
- Navigieren Sie zu Ihrem Rechnungsvorlagenset und ändern Sie die Option Speichern wie folgt:
D:\ZUGFeRD\Rechnung-{{ Report.InvoiceNumber }}.pdf
Für ZUGFeRD empfehlen wir ein neues Druckvorlagenset mit dem angepassten Speicherort zu erstellen, auch können Sie dort auch die Anpassung der Kundenbestellung integrieren ohne den Produktivbetrieb zu stören..
Schritt 2: JTL-Workflow anlegen
Erstellen Sie in der JTL-Wawi einen neuen Workflow für Rechnungen, der automatisch beim Festschreiben einer Rechnung ausgelöst wird.
- Öffnen Sie den Menüpunkt Admin > JTL-Workflow.
- Navigieren Sie zum Bereich Rechnung und legen Sie einen Workflow unter Rechnung > Erstellt > Festgeschrieben an.
Ausführungsplan: Stellen Sie eine Verzögerung von 5 Minuten ein, um sicherzustellen, dass die Ausführung auf dem JTL-Wawi-Worker-Server erfolgt. Wird sofort gestartet wird der Versand auf dem Client-PC gestartet und hph.jtl.zugferd muss auf allen PC´s installiert werden.
Workflow-Bedingungen:
Legen Sie eine Bedingung fest, wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen zunächst nur an deutsche B2B-Kunden senden möchten.
In der Standardmailausgabe werden wir später diese Mails intern an zugferd-ausgang@skhock.de umleiten, damit diese nicht mehr an den B2B-Kunden gehen. Diese Möglichkeiten stelle ich euch in einen separaten Beitrag zeitnah vor. So können Sie später im Postfach auch immer die bisherige Mail sowie die ZUGFeRD-Rechnung kontrollieren.
Aktionen im Workflow:
1. Speichern der PDF-Datei
Speichern Sie das PDF im PDF/A-3b-Format mit dem im ersten Schritt definierten Pfad.
2. ZUGFeRD-PDF erzeugen
Nutzen Sie das Kommandozeilentool hph.JTL.ZUGFeRD.Console.exe, um ein valides ZUGFeRD-PDF zu erzeugen. Bei Validierungsfehlern wird weiterhin das Standard-PDF versendet. Dies können Sie über die Einstellung ActionValidationFailed = RenameXmlFileAndSendOriginalPDF
/action createwithvalidation /jtlinvoiceno {{ Vorgang.Rechnungsnummer }} /inputpdf "D:\ZUGFeRD\Rechnung-{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.pdf"Stellen Sie sicher, dass der SQL-ConnectionString unter den Einstellungen korrekt konfiguriert ist.
3. E-Mail versenden
In der Testphase können Rechnungen intern versendet werden. In Kürze veröffentliche ich noch einen Beitrag wie die Empfängeradresse entsprechend über DotLiquid gesteuert werden kann.
4. Kundenhistorien-Eintrag
Protokollieren Sie den Versand in der Kundenhistorie:
ZUGFeRD Rechnung: {{ Vorgang.Rechnungsnummer }} versendet.
5. Workflow Test
Über die Funktion Workflow Test können Sie überprüfen ob Sie alles korrekt eingerichtet haben bevor Sie den Workflow aktivieren und die ZUGFeRD-Rechnungen jetzt automatisiert versenden lassen.
Fazit
Mit der Automatisierung des ZUGFeRD-Rechnungsversands erfüllen Sie schon jetzt die e-Rechnungspflicht. Nutzen Sie die Übergangsfrist, um Fehler zu beheben und die Prozesse zu optimieren. Prüfen Sie vor dem Versand die Konformität Ihrer Rechnungen: ZUGFeRD-Checkliste. Steuern Sie den Rechnungsversand jetzt schon über Workflows, so sind Sie für die Zukunft gewappnet und können individuell steuern, wie eine Rechnung zugestellt wird. Rechnungen, die z. B. über das Peppol-Netzwerk zugestellt wird, wird nicht per E-Mail versendet.