Wie Sie die XRechnung automatisch über die JTL-Wawi an Ihre B2G-Kunden senden können
Die elektronische Rechnung im Format XRechnung ist im B2G-Umfeld (Business-to-Government) verpflichtend. Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden oder andere öffentliche Auftraggeber stellen, stehen dabei häufig vor der Herausforderung, gesetzliche Anforderungen einzuhalten und gleichzeitig den internen Aufwand gering zu halten.
Mit der JTL-Wawi und HPH-JTL-ERechnungslösung lässt sich dieser Prozess vollständig automatisieren. Anstatt XRechnungen manuell in Rechnungsportale hochzuladen, können diese direkt per E-Mail an die OZG-RE Plattform übermittelt werden – automatisiert, revisionssicher und ohne Medienbruch.
In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt,
wie Sie XRechnungen automatisch aus der JTL-Wawi an Ihre B2G-Kunden senden,
welche Rolle die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) dabei spielt
und wie Sie den Rechnungsausgang an Behörden effizient und zukunftssicher gestalten.
Was ist die OZG-RE?
Die OZG-RE ist eine zentrale, bundesweite Plattform für den elektronischen Rechnungseingang.
Sie wird von der Bundesverwaltung eingesetzt und von angeschlossenen Bundesländern genutzt.
Ziel der Plattform ist es, den Rechnungseingang im öffentlichen Sektor zu standardisieren und vollständig digital abzuwickeln. Voraussetzung dafür ist die Einreichung der Rechnung im XRechnungs-Format, ergänzt um eine gültige Leitweg-ID des Rechnungsempfängers.
Schritt 1: Registrierung Ihres Unternehmens bei der OZG-RE
Der erste Schritt ist die einmalige Registrierung Ihres Unternehmens auf der offiziellen OZG-RE Plattform:
Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung erhalten Sie Zugriff auf das OZG-RE Portal und können XRechnungen an Bundesbehörden einreichen.
Schritt 2: Rechnungseingangs-E-Mail-Adresse abrufen
Nach dem Login finden Sie auf der Startseite des OZG-RE Portals eine individuelle E-Mail-Adresse für die Rechnungseinreichung.
Diese E-Mail-Adresse ist entscheidend für die Automatisierung:
- Jede XRechnung im korrekten Format
- mit gültiger Leitweg-ID
- die an diese Adresse gesendet wird
wird automatisch verarbeitet und der zuständigen Behörde zugeordnet.
Schritt 3: OZG-RE E-Mail-Adresse in der JTL-Wawi hinterlegen
Nun binden Sie die OZG-RE E-Mail-Adresse direkt in Ihren E-Rechnungsausgang ein.
Variante A: Steuerung über JTL-Workflows
In der JTL-Wawi können Sie über einen Workflow prüfen:
- Ist eine Leitweg-ID beim Kunden hinterlegt?
- Wenn ja wird die Rechnung über unsere Invoice-Lösung im XRechnungs-Format erzeugt.
Sind diese Bedingungen erfüllt, wird die Rechnungsempfänger-E-Mail-Adresse automatisch auf die OZG-RE Adresse geändert und die Rechnung direkt an das Portal versendet.
Variante B: E-Mail-Adresse direkt beim Kunden hinterlegen
Alternativ können Sie die OZG-RE E-Mail-Adresse direkt im jeweiligen B2G-Kundenstamm als Rechnungsempfänger hinterlegen.
Eine ausführliche Beschreibung zur Steuerung von Rechnungsempfänger-E-Mail-Adressen in JTL finden Sie hier:
👉 https://hphock.de/rechnungsempfaenger-e-mail-steuern/
Schritt 4: Automatischer Versand der XRechnung
Nach der Einrichtung läuft der Prozess vollständig automatisch:
- Kein manueller Upload im Portal
- Kein zusätzlicher Login erforderlich
- Kein Medienbruch im Rechnungsprozess
Sobald die E-Rechnung über HPH.JTL.ZUGFeRD und dem JTL-Workflow in der JTL-Wawi erstellt wird, wird die XRechnung automatisch per E-Mail an die OZG-RE Plattform versendet.
Schritt 5: Status der eingereichten Rechnungen prüfen
Trotz Automatisierung behalten Sie jederzeit die Kontrolle.
Im OZG-RE Portal können Sie den aktuellen Status Ihrer Rechnungen über die Kachel
„Status eingereichten Rechnungen“ einsehen.
Hier erkennen Sie unter anderem:
- erfolgreich eingereichte Rechnungen
- laufende Verarbeitungen
- Ablehnungen inklusive Fehlerhinweisen
Fazit
Die Kombination aus JTL-Wawi, HPH.JTL.ZUGFeRD XRechnung und der OZG-RE Plattform ermöglicht einen vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsausgang an Behörden.
Gerade für Unternehmen mit regelmäßigem B2G-Geschäft bietet dieser Ansatz:
- deutliche Zeitersparnis
- höhere Prozesssicherheit
- einfache Skalierbarkeit
- und eine saubere Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben
Sie wollen Ihren Rechnungsausgangsprozess mit JTL-Wawi automatisieren? Sprechen Sie uns an!