Ein weiterer nützlicher Tipp, um deine Workflows noch effizienter und flexibler zu gestalten, ist die Aktivierung von Bedingungen, wann eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden soll.
Statt für alle Rechnungen standardmäßig ZUGFeRD-Rechnungen zu generieren, kannst du beispielsweise nach Kundentyp unterscheiden und sicherstellen, dass du nur für Geschäftskunden (B2B) ZUGFeRD-Rechnungen erstellst, während Endkunden (B2C) weiterhin die Standard-PDF-Rechnungen erhalten.
So kannst du das umsetzen:
- Erstelle einen Workflow mit Bedingungen: Lege einen Workflow an, der nur für Geschäftskunden (B2B) ZUGFeRD-Rechnungen erstellt. Hierfür fügst du im Workflow eine Bedingung hinzu, die prüft, ob der Kunde ein Geschäftskunde ist. Eine solche Bedingung könnte etwa auf dem Kundentyp oder einem bestimmten Kundenattribut beruhen, das du in den Kundendaten hinterlegt hast.Beispiel:
- Bedingung: Rechnung\Kunde\Firma ist nicht leer zweite Bedingung Rechnung\Kunde\LandISO = DE“
- Erstelle einen separaten Workflow für Endkunden: Erstelle einen zweiten Workflow für Endkunden (B2C), der nur das Standard-PDF für die Rechnung erzeugt und versendet. Dieser Workflow kann für alle anderen Kunden gelten, die keine Geschäftskunden sind, und sorgt dafür, dass Endkunden weiterhin die traditionelle PDF-Rechnung erhalten.
- Workflow-Auswahl im Verkaufsprozess: Wenn du die Workflows so anlegst, kannst du sicherstellen, dass automatisch der passende Workflow für den jeweiligen Kunden ausgeführt wird – ohne manuelles Eingreifen. So wird für Geschäftskunden die ZUGFeRD-Rechnung erstellt, während Endkunden ihre gewohnte PDF-Rechnung erhalten.
Fazit
Durch das Aktivieren von Bedingungen im Workflow und der Erstellung von zwei separaten Workflows – einen für ZUGFeRD-Rechnungen für Geschäftskunden und einen für Standard-PDF-Rechnungen für Endkunden – behältst du die Kontrolle darüber, welche Art von Rechnung an wen versendet wird. Das hilft dir nicht nur, den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern spart dir auch Zeit und Aufwand, da du eine gezielte und automatisierte Rechnungsstellung je nach Kundengruppe durchführen kannst.