Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Doch der bloße Erhalt einer Datei reicht nicht aus – Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Mit der neuen Version hph.EInvoice 1.7.0 wird dieser Prozess so intuitiv wie nie zuvor.
Warum müssen Sie E-Rechnungen validieren?
Jedes Unternehmen, das im deutschen B2B-Sektor tätig ist, ist mittlerweile verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dabei geht es nicht nur um die Lesbarkeit: Eine E-Rechnung muss technisch korrekt im Format ZUGFeRD, XRechnung oder UBL vorliegen.
Werden fehlerhafte Dateien ungeprüft in die Buchhaltung übernommen, drohen Probleme beim Vorsteuerabzug. Deshalb ist eine automatisierte Prüfung für jeden Unternehmer – vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelstand – unerlässlich.
Wie kann ich E-Rechnungen einfach prüfen?
Mit unserem hph.EInvoice Addon benötigen Sie keine tiefgreifenden IT-Kenntnisse. Die Prüfung erfolgt in Sekunden:
- Wählen Sie die Datei (ZUGFeRD, XRechnung oder UBL) aus.
- Unsere Windows-App analysiert die XML-Struktur offline auf Ihrem System.
- Sie erhalten sofort eine übersichtliche Statusmeldung, ob die E-Rechnung gültig ist.
Mehrere Dateien gleichzeitig prüfen
Zeit ist Geld. Deshalb unterstützt hph.EInvoice die Massenverarbeitung. Über die Validierungskachel können Sie mehrere Dateien gleichzeitig auswählen oder diese einfach per Drag & Drop in die Anwendung ziehen, um die Validierung zu starten.
Welche E-Rechnungen sind ungültig? (Wichtiger Hinweis zum Vorsteuerabzug)
Nicht jede digitale Rechnung ist eine gültige E-Rechnung. Laut aktuellem BMF-Schreiben ist die technische Korrektheit der Syntax zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Rechnungen sollten reklamiert werden, wenn:
- Die XML-Struktur (Schema) Fehler aufweist.
- Pflichtfelder gemäß EN 16931 fehlen.
- Das Format nicht den gesetzlichen Standards entspricht.
Achtung: Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagt. Prüfen Sie daher jedes Dokument vor der Verbuchung!
Wie kann ich eine ungültige E-Rechnung reklamieren?
Fehler passieren – hph.EInvoice hilft Ihnen, diese professionell zu kommunizieren. In der Validierungsübersicht liest die App automatisch den Verkäufer, die Rechnungsnummer und die hinterlegte E-Mail-Adresse aus.
- Mailto-Funktion: Ein Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet direkt Ihr Outlook.
- Automatischer Inhalt: Betreff und die spezifischen Fehlerinformationen der technisch fehlerhaften E-Rechnung werden automatisch in die Mail übernommen.
Detaillierter E-Rechnungsbericht
Für eine genaue Analyse genügt ein Doppelklick auf die Validierungszeile. Sie erhalten einen übersichtlichen Bericht, der alle Fehler, Warnungen und Details zum verwendeten Schema auflistet.
Die Vorteile der hph.EInvoice Windows-App auf einen Blick
| Feature | Ihr Nutzen |
| Offline-Validierung | Höchster Datenschutz, keine Datenübertragung in die Cloud. |
| Multi-Format Support | Unterstützt ZUGFeRD, XRechnung und UBL. |
| Batch-Prüfung | Mehrere Rechnungen zeitgleich per Drag & Drop validieren. |
| Outlook-Integration | Schnelle Reklamation direkt aus der App heraus. |
HPH E-Invoice Addon
- ZUGFeRD Erstellung unbegrenzt
- Validierungen unbegrenzt
- Extrahieren der E-Invoice XML unbegrenzt
- Vertragslaufzeit: 12 Monate