In der modernen Geschäftswelt ist die effiziente und standardisierte Rechnungsstellung entscheidend, um Zeit zu sparen und die gesetzliche E-Rechnungspflicht (ab 2025) zu erfüllen. In Deutschland und Frankreich ist das ZUGFeRD-Format (basierend auf Factur-X) der Standard.
Um eine valide ZUGFeRD Rechnung zu erstellen, muss eine strukturierte XML-Datei (ZUGFeRD-Invoice.xml) in ein PDF-Dokument (Format PDF/A-3) eingebettet werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der hph.E-Invoice Solution Factur-X in PDF einbetten – wahlweise manuell per App oder vollautomatisiert.
Anleitung: Factur-X XML manuell in PDF einbetten (GUI)
Wenn Sie gelegentlich eine ZUGFeRD Rechnung erstellen müssen, ist unsere grafische Benutzeroberfläche (GUI) der ideale Weg.
Schritt 1: Installation der hph.E-Invoice Solution
Bevor Sie starten, laden Sie die aktuelle Version unserer Software herunter. Die Installation ist intuitiv und in wenigen Minuten abgeschlossen. Für die Nutzung ist ein gültiges Abonnement erforderlich – Sie können unsere Lösung jedoch völlig risikofrei mit einem 14-tägigen Testzeitraum ausgiebig prüfen und alle Funktionen direkt in Ihrem Workflow testen.
Schritt 2: XML und PDF kombinieren
Um die Einbettung vorzunehmen, benötigen Sie zwei Komponenten:
- Ihre bestehende Rechnung als PDF (PDF/A).
- Die dazugehörige factur-x XML oder ZUGFeRD-Invoice XML.
Klicken Sie in der Anwendung auf den Button „Embed XML in PDF“. Wählen Sie beide Dateien aus – die Software „verheiratet“ diese nun zu einer normgerechten E-Rechnung.
Automatisierung: ZUGFeRD Rechnung erstellen via Kommandozeile (CLI)
Für Unternehmen mit hohem Belegaufkommen bietet die hph.E-Invoice Solution eine leistungsstarke Konsolenanwendung. So können Sie den Prozess, bei dem Sie factur-X in PDF einbetten, direkt in Ihre bestehenden Workflows integrieren.
Beispielaufruf für die Kommandozeile: Nutzen Sie den folgenden Befehl, um die XML-Daten automatisiert in das PDF zu integrieren:
hph.EInvoice.Console.exe /action "combine" /inputpdf "[Ihr Pfad]\Rechnung-125347.pdf" /inputxml "[Ihr Pfad]\factur-x-125347.xml"Dieser Befehl sorgt dafür, dass Ihre Factur-X Daten nahtlos in das PDF eingefügt werden, woraus eine rechtskonforme ZUGFeRD-Datei resultiert.
Warum Factur-X und ZUGFeRD für Ihr Unternehmen wichtig sind
Wer eine ZUGFeRD Rechnung erstellt, profitiert von der Hybrid-Struktur:
- Menschlesbar: Das PDF kann wie gewohnt geöffnet und gedruckt werden.
- Maschinenlesbar: Die eingebettete Factur-X XML ermöglicht die automatische Verarbeitung in der Buchhaltungssoftware des Empfängers.
- Rechtssicherheit: Erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und ist in ganz Europa (als Factur-X) anerkannt.
Fazit: Schnell & rechtssicher zur E-Rechnung
Mit der hph.E-Invoice Solution ist das Thema E-Rechnung kein Hindernis mehr. Ob Sie manuell per Klick oder automatisiert per Skript Factur-X in PDF einbetten möchten – unsere Lösung liefert Ihnen das passende Werkzeug, um effizient eine ZUGFeRD Rechnung zu erstellen.
Möchten Sie tiefer in die technischen Profile einsteigen? Offizielle Details und die aktuelle Dokumentation zum Standard finden Sie direkt beim FeRD. Für die praktische Umsetzung – von der einfachen Einbettung bis zur Vollautomatisierung – stehen wir Ihnen mit unserer Software zur Seite.
Wenn Sie weitere Fragen zu ZUGFeRD-XML, Facture-X oder der Anwendung haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
FAQ zu Factur-X, ZUGFeRD und E-Rechnungen
Factur-X ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine visuelle PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Dadurch ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen automatisch verarbeitbar.
Factur-X und ZUGFeRD basieren technisch auf demselben Standard. ZUGFeRD wird überwiegend in Deutschland verwendet, während Factur-X die internationale Variante ist, insbesondere in Frankreich.
Die Einbettung der XML-Datei ermöglicht es, strukturierte Rechnungsdaten direkt in der PDF-Datei bereitzustellen. Das ist notwendig, um gesetzliche Anforderungen wie die EN16931 zu erfüllen und automatisierte Buchhaltungssysteme zu unterstützen.
Für Factur-X wird das Format PDF/A-3 benötigt, da nur dieses Format das Einbetten von Dateien wie XML erlaubt. Andere PDF-Formate sind dafür nicht geeignet.
Factur-X selbst ist nicht direkt verpflichtend. Allerdings wird die Nutzung strukturierter E-Rechnungen in vielen Ländern vorgeschrieben. Factur-X ist eine mögliche Umsetzung dieser Anforderungen, insbesondere im Rahmen der E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Factur-X ermöglicht eine automatische Verarbeitung von Rechnungen, reduziert Fehler, beschleunigt die Buchhaltung und kombiniert die Vorteile von menschenlesbaren PDFs und maschinenlesbaren Daten.
Grundsätzlich ist das möglich, aber technisch aufwendig. Es werden eine korrekte XML-Datei, ein PDF/A-3 Dokument und ein Tool zum Einbetten benötigt. In der Praxis wird daher meist spezialisierte Software wie hph.E-Invoice verwendet.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung, während Factur-X eine Kombination aus PDF und XML ist. Dadurch ist Factur-X benutzerfreundlicher, während XRechnung stärker auf Automatisierung ausgelegt ist.
Häufige Fehler sind ein falsches PDF-Format (kein PDF/A-3), fehlerhafte XML-Strukturen, falsche Metadaten im PDF oder fehlende Validierung gegen EN16931.
Zur Prüfung können spezielle Validatoren genutzt werden. Besonders einfach ist die Validierung mit unserer E-Rechnungs-Validierungsfunktion. Zusätzlich sollte die XML-Datei gegen die Norm EN16931 geprüft und ein Testimport in ein Buchhaltungssystem(Lexware, Datev, SAP etc.) durchgeführt werden.