Anleitung zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung
Hier sind die Schritte, um eure erste ZUGFeRD-Rechnung mit JTL-WAWI und hph JTL ZUGFeRD zu erstellen:
Schritt 1: hph.JTL.ZUGFeRD.Gui.exe öffnen
Startet die hph.JTL.ZUGFeRD.Gui.exe auf eurem Computer. Stellt sicher, dass die Verbindung zur Datenbank eurer JTL-Wawi Mandantendatenbank korrekt eingestellt ist. Dies ist notwendig, um auf die erforderlichen Daten zugreifen zu können. Wir verwenden hier ausschließlich SELECTS, Ihr könnt somit auch einen SQL-User mit nur lesenden Zugriff anlegen.
Hier einfach euren SQL-ConnectionString eintragen: Ersetzt die Platzhalter mit euren SQL-Verbindungsparametern oder öffnet über die drei Punkte am Ende der Zeile den SQL-Verbindungseinstellungsdialog. Als Wawi-Datenbanknamen müsst Ihr die Mandantendatenbank angeben. Ein Multimandantenfunktionalität ist in Planung.
Data Source=[SERVER-NAME\INSTANZ];Initial Catalog=[WAWI-DBNAME];Persist Security Info=True;User ID=[SQL-USER];Password=[SQL-PASSWORT];Schritt 2: JTL-Wawi Suchdialog öffnen
Öffnet den Suchdialog in hph JTL ZUGFeRD Gui und gebt die Rechnungsnummer ein, für die ihr die ZUGFeRD-Rechnung erstellen möchtet. So könnt ihr die relevanten Informationen schnell finden und bearbeiten.
Schritt 3: facture-x.xml erstellen
Erzeugt die facture-x.xml. Diese Datei ist das Herzstück eurer ZUGFeRD-Rechnung und enthält alle notwendigen Daten im richtigen Format.
Zeile markieren und ZUGFeRD facture-x erstellen. Tipp im vorherigen Dialog können Sie auch einen ganzen Tag selektieren und für mehrere Rechnungen die facture-x erstellen.
Zielordner für das Abspeichern der facture-x auswählen und schon startet die Erzeugung der ZUGFeRD facture-x.xml
Schritt 3a: Validierung der facture-x.xml
Optional könnt ihr die facture-x.xml gegen das Schema validieren. Dies hilft sicherzustellen, dass der Inhalt und das Schema konform sind. Eine Validierung gibt euch die Sicherheit, dass alle Daten korrekt formatiert sind und den Anforderungen der ZUGFeRD-Norm entsprechen.
Schritt 4: Rechnung im PDF-Format speichern
Speichert eure Rechnung im PDF-Format. Hierfür könnt ihr die Standardfunktionalität von JTL-Wawi nutzen: Wählt einfach die Option „Ausgabe“ und dann „Rechnung speichern“. Hinweis: Vorher müsst Ihr die Exportoption im List & Label Designer auf PDF/A-3b umgestellt haben nur so können die Metadaten korrekt eingebettet werden.
Alternativ könnt ihr auch eine bestehende PDF/A-3b Rechnung verwenden.
Schritt 5: facture-x in die PDF einbetten
Als letztes könnt ihr über die letzte Kachel das facture-x in die PDF einbetten. Damit ist eure ZUGFeRD-Rechnung fertig! Markieren Sie im Dialog einfach das PDF und die zugehörige XML-Datei.
Tipp: Kopieren Sie die Dateipaare PDF und facture-x.xml in einen Ordner.
Abschließend: PDF-Validierung
Mit der Validierungsfunktion habt ihr die Möglichkeit, die PDF zu validieren. Hierbei wird sowohl das PDF als auch die XML-Datei geprüft, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist und den ZUGFeRD-Vorgaben entspricht.
Mit Doppelklick auf die Zeile könnt ihr auch das detaillierte Ergebnis der ZUGFeRD-Validierung im XML-Format öffnen.
Fazit
Mit hph JTL ZUGFeRD wird die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen zum Kinderspiel. Nutzt die oben genannten Schritte, um schnell und effizient eure e-Rechnungen zu erstellen, ohne auf die neueste JTL-Wawi-Version warten zu müssen.
Habt ihr Fragen oder Anregungen? Lasst es uns in den Kommentaren wissen!